Automatische receptioniste

Automatische beantwoorders in TeleVantage

Telkens als een klant wordt doorverbonden met uw geautomatiseerde telefoonbeantwoordingsysteem kan dit gevolgen hebben voor goede naam. Daarom biedt TeleVantage uitgebreide, meerniveaus, automatische beantwoorders die bellers altijd met het vereiste respect behandelen en de aandacht geven die ze verdienen. Op de verschillende netlijnen kunnen verschillende automatische beantwoorders worden ingesteld met hun eigen begroetingen en wachtmuziek. Zo kunt u met één systeem meerdere afdelingen of vestigingen onafhankelijk van elkaar bedienen zonder concessies te doen aan de kwaliteit. De automatische beantwoorders kunnen dusdanig worden ingesteld dat hun begroetingsmeldingen en doorverbindgedrag automatisch worden afgestemd op het actuele moment. U kunt menuopties instellen om bellers naar specifieke doorkiesnummers of wachtrijen te laten doorschakelen, belangrijke berichten zoals routebeschrijvingen weer te geven of naar een ander optiemenu in een geneste automatische beantwoorder te gaan. Bellers kunnen gemakkelijk terugkeren naar eerdere menu's, rechtstreeks nummers bellen of gebruikers aan de hand van hun naam opzoeken. Ze kunnen zelfs selecteren in welke taal de automatische beantwoorder aanwijzingen geeft.



Eén gemakkelijke interface voor zelfs de meest complexe situaties
Met de intuïtieve Windows-interface van TeleVantage kunt u gemakkelijk meer automatische beantwoorders aanmaken voor de afhandeling van al uw zakelijke gespreksbehoeften. U kunt de beantwoorders zo instellen dat ze via geneste menu's werken, verschillende begroetingen en opties op verschillende telefoonnummers laten horen of zelfs dezelfde instructies in verschillende talen geven. Zo kunnen bellers bijvoorbeeld horen "For English, press 1; druk voor Nederlands op 2," waarna ze, nadat ze hun keus hebben gemaakt worden doorverbonden naar een automatische beantwoorder met een menu in de taal van hun keuze. (De taal van de systeemaanwijzingen verandert dan ook!) Met de muisbedienbare audio-besturingselementen van TeleVantage kunt u gemakkelijk spraakbestanden voor begroetingen, menu-instructies en berichten opnemen, importeren of exporteren.

Actieve klantenidentificatie
U kunt de automatische beantwoorders ook actief voor u laten werken, bijvoorbeeld door ze te laten bijhouden welke keuzes klanten gemaakt hebben en deze informatie door te geven aan de medewerkers die het gesprek aannemen. Zo zou een automatische beantwoorder bijvoorbeeld kunnen aangeven dat de beller op 1 moet drukken als hij belt over product ABC of op 2 als hij over product XYZ belt. De medewerker die het gesprek aanneemt ziet vervolgens "ABC" of "XYZ" op zijn gespreksscherm en is beter voorbereid om de klant goed te kunnen helpen.

Automatische beantwoorders zijn ook interne gebruikers van dienst
De automatische beantwoorders in TeleVantage kunnen worden voorzien van eigen nummers, waardoor alle gebruikers gemakkelijk bellers kunnen doorverbinden naar de hoofdtelefoonnummers van het bedrijf en men ze niet meer hoeft te vragen om even terug te bellen. De automatische beantwoorders verschijnen ook in het scherm met rechtstreekse nummers van cliënten, waardoor men met behulp van de muis gesprekken met specifieke cliënten tot stand kan brengen. En voor elke automatische beantwoorder kan men een inlogcode instellen, zodat gebruikers ook vanaf externe locaties hun voicemail en accountinstellingen kunnen oproepen, mits zij de juiste bevoegdheden hebben.

Eigenschappen:

  • U kunt zelf bepalen of gesprekken worden beantwoord door een live-receptionist of een automatische beantwoorder en u kunt dit op elk moment gemakkelijk omschakelen.
  • De automatische beantwoorders staan open voor 'direct-dial' (DID), zodat u dezelfde netlijn kunt gebruiken voor rechtstreekse gesprekken naar een privé-nummer en voor bellers die een doorkiesnummer bellen.
  • Er kunnen verschillende automatische beantwoorders worden ingesteld voor verschillende netlijnen om verschillende vormen van klantenservice aan te bieden voor verschillende binnenkomende telefoonnummers.
  • Met de instelbare automatische beantwoorders kunt u de begroetingsmeldingen of de gespreksroutering automatisch afstemmen op het tijdstip of de dag in kwestie (bijvoorbeeld vakantiedagen).
  • Via de geïntegreerde lijst voor naambellen kunnen bellers gebruikers bereiken door hun naam met de toetsen van de telefoon in te voeren. U bepaalt of de lijst voor naambellen gebaseerd is op voornaam, achternaam of beide.
  • Individuele gebruikers kunnen zich altijd afmelden voor de lijst voor naambellen, zodat ze niet via deze optie gebeld kunnen worden.
  • Muisbedienbare audio-besturingselementen voor het opnemen van begroetingen, berichten en menu-instructies.
  • De automatische beantwoordermeldingen kunnen extern of door professionals worden ingesproken, waarna u ze gemakkelijk in uw automatische beantwoorders kunt importeren.
  • De automatische beantwoorders kunnen visuele gegevens aan gebruikers doorgeven op basis van de invoer van de beller.
  • Instelbare scripts voor als bellers zelf geen optie selecteren, zoals het menu herhalen of doorverbinden naar een medewerker of naar voicemail.
  • Faxtoondetectie om inkomende faxen automatisch naar de fax te sturen.

Laat u nu rondleiden! En leer meer over TeleVantage, ons bekroonde telefoonsysteem!

Verder lezen! Ontdek meer over TeleVantage in ons Resource Center, waar u ook praktijkvoorbeelden van klanten, productbladen en nog veel meer interessants aantreft!

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat de oplossingen van Boport voor uw onderneming kunnen betekenen.